Hakediş Hesabı · Teminat Vade Alarmı · Nakit Akışı · Fiyat Farkı · Gecikme Cezası · 14 Sekme · 4.061 Formül
1. İnşaat Projelerinde Takip Neden Excel'de Kopar?
Hemen her inşaat ofisinde benzer bir tablo var: sözleşmeler bir dosyada, hakedişler başka bir dosyada, ödeme planı muhasebecinin bilgisayarında, teminat mektupları çekmecede. Ay sonunda nakit durumunu öğrenmek için üç farklı Excel açmak, formüllerin hangi sürümünün doğru olduğunu tahmin etmek, birinin elle değiştirdiği hücreyi bulmak.
Bu dağınıklığın üç somut bedeli vardır.
Birincisi formül bozulması. Birden fazla kişi aynı dosyayı düzenlediğinde formüller sessizce bozulur. Siz veriye güvenirken sistem yanlış hesap yapıyor olabilir. Yıllarca sahada gördüğümüz en yaygın hata: damga vergisi hesabında yanlış matrah. KDV matrahından damga kesildiğini sananların oranı hiç azalmadı.
İkincisi unutulan vadeler. Bir teminat mektubunun süresinin dolduğunu banka aradığında öğrenmek, sözleşme hakkı bakımından ciddi risk yaratır. İhtar sürelerinin geçtiği, avans mahsubunun takip edilmediği, erken ödeme yapılmış çekin vadesi gelmişken tekrar tahsilat girişiminde bulunulan vakalar sistemsiz çalışmanın doğrudan sonuçlarıdır.
Üçüncüsü vergi hesabı hataları. Yıllara sâri yapı işlerinde stopaj oranı %5'tir; ancak matrah konusunda yanlış uygulama son derece yaygındır. Avans kesintisi veya teminat kesintisi KDV matrahını etkilemez; brüt hakediş tutarı matrahtır. Bu ayrıntıyı bilmeden yapılan her hesap hem muhasebe hem de alacak bakiyesi açısından hatalı sonuç üretir.
2. Sistemin Mimarisi: 14 Sekme, Tek Anahtar
Sistemin çalışma mantığı basit ama güçlüdür: her şey Sözleşme No üzerinden birbirine bağlıdır. SOZLESMELER sekmesine girdiğiniz SZL-001, HAKEDIS sekmesinde arama yapar, TEMINATLAR sekmesinde projeyi isimlendirir, ALTYUKLENICI sekmesinde ana sözleşmeyle eşleşir, PANEL sekmesinde otomatik özet üretir. Bir yere girilen veri tüm sistemde izlenir.
Bu mimarinin pratik sonucu şudur: aynı proje bilgisini iki kez girmek zorunda kalmazsınız. Sözleşme adını bir kez yazarsınız, 13 sekme onu hatırlar.
| Sekme | İşlev | Bağlı Olduğu Sekmeler |
|---|---|---|
| KILAVUZ | 8 adımlı kurulum, renk lejantı, SSS | Bağımsız |
| PANEL | 6 KPI kartı, 6 grafik, filtreler | Tüm sekmelerden veri çeker |
| SOZLESMELER | Sözleşme kayıt defteri, iş artışı, revize bedel | Ana tablo |
| HAKEDIS | Hakediş + vergi hesabı, net ödeme, bedel aşım uyarısı | SOZLESMELER, AYARLAR |
| ODEMELER | Nakit akışı, çek vade alarmı | SOZLESMELER |
| TEMINATLAR | Vade alarmı: UYARI / ACİL UZAT / SÜRESİ DOLDU | SOZLESMELER, AYARLAR |
| ALTYUKLENICI | Hakediş, bakiye, SGK borç durumu, firma bazlı oranlar | SOZLESMELER |
| AVANS | Mahsubu hakedişlerden otomatik toplar | SOZLESMELER, HAKEDIS |
| YAZISMALAR | İhtar/tutanak, cevap süresi alarmı | SOZLESMELER |
| ISPROGRAMI | Planlanan vs gerçekleşen, sapma | Bağımsız |
| FIYATFARKI | Ağırlıklı endeks (Pn) hesaplayıcı | AYARLAR |
| GECIKME | Gecikme cezası, azami tavan kontrolü | SOZLESMELER, AYARLAR |
| KESINTILER | Hızlı hesaplayıcı: brüt gir, net gör | AYARLAR |
| AYARLAR | KDV, stopaj, damga, tavan oranları | Tüm sekmelerin beslendiği kaynak |
3. Klasik Excel Değil, Arayüz Gibi
Veri girmeyi kolaylaştırmak ve hata riskini azaltmak için sistem pek çok arayüz özelliği içerir. Bunlar bir Excel dosyasına beklenenin ötesinde kullanıcı deneyimi katar.
Durum Çipleri
Her tabloda durum sütunu metin yerine renk kodlamalı çip gösterir: AKTİF UYARI ACİL UZAT SÜRESİ DOLDU. Formül çalışır, renk otomatik gelir.
İlerleme Çubukları
İş Programı sekmesinde gerçekleşme oranı hem yüzde hem hücre içi turuncu ilerleme çubuğu (Excel data bar) ile gösterilir. Grafik açmaya gerek kalmadan okunabilir ilerleme özeti sunar.
Giriş İpuçları ve Sayfa Koruması
Sarı hücreler düzenlenebilir, diğerleri korumalı. Hücreye tıklandığında açılan ipucu mesajı ne girilmesi gerektiğini gösterir. Formül bozulması bu tasarımla sistem seviyesinde engellenir.
Filtreli Toplamlar (SUBTOTAL)
Veri sekmelerinde filtre uygulandığında toplam satırları yalnızca görünür kayıtları toplar. Panelde sözleşme/durum filtresi KPI kartlarını süzer; yıl filtresi ise yalnızca aylık grafikleri süzer — kartlar tüm dönem toplamını göstermeye devam eder.
Ortalama Tahsilat Süresi
PANEL sekmesi hakediş tarihinden ödeme tarihine ortalama geçen günü hesaplar. Demo dosyasında bu değer 17 gün olarak görünür. Kendi verilerinizle çalıştığınızda gerçek tahsilat sürenizi ölçebilirsiniz; nakit döngüsü yönetimi açısından somut bir göstergedir.
Tıkla-Seç Filtreler
PANEL sekmesinde yıl, sözleşme ve durum seçimlerine göre tüm tablo anlık filtrelenir. Portföyde 10 proje varsa tek sözleşmenin nakit profili 2 tıkta görünür.
4. Hakediş Hesabı Doğru Nasıl Yapılır?
Türkiye'de inşaat hakedişlerinde en çok hata yapılan nokta vergi matrahı ve kesinti sırasıdır. HAKEDIS sekmesi bu hesabı otomatik yapar; ama arkasındaki mantığı bir kez anlamak sistemin neden bu şekilde kurulduğunu açıklar.
Matrah Kuralı — En Önemli Detay
Örnek Hesap — 1.000.000 TL Brüt Hakediş
| Kalem | Tutar | Açıklama |
|---|---|---|
| Brüt Hakediş | 1.000.000 TL | Hakediş formu tutarı |
| KDV Matrahı | 1.000.000 TL | Kesintiler matrahı etkilemez |
| KDV (%20) | +200.000 TL | İşveren tarafından tahakkuk eder |
| Stopaj Matrahı | 1.000.000 TL | = KDV matrahı |
| Stopaj (%5 — yıllara sâri) | -50.000 TL | 2021/4936 sayılı CBK, yapım işleri |
| Damga Vergisi (binde 9,48) | -9.480 TL | Matrahın binde 9,48'i |
| Avans Mahsubu | -100.000 TL | Avans geri kesintisi — vergi matrahını etkilemez |
| Net Ödeme | 1.040.520 TL | Yükleniciye ödenen tutar |
Yıllara sâri olmayan projelerde stopaj uygulanmaz. AYARLAR sekmesinden stopaj oranını 0 yapmanız yeterlidir; sistem otomatik olarak hesaptan çıkarır.
Hakediş hesabının tüm detaylarını ve yaygın hataları ayrı bir makalede ele aldık: Hakediş Nedir, Nasıl Hesaplanır? (Örnekli, 2026 Rehberi)
5. Teminat Mektubu Takibi ve Vade Alarmı
Teminat mektubunun süresinin dolduğunu bankanın telefonda bildirmesiyle öğrenmek gerçekten yaşanmış bir senaryodur. O telefon geldiğinde artık geç kalınmıştır: uzatma için bankaya başvurulacak süre sıkışmış, projedeki kesin teminat kesintisi sorgulanır hale gelmiş olabilir.
TEMINATLAR sekmesi bu riski tamamen ortadan kaldırmak için tasarlandı.
Otomatik Durum Sistemi
Her teminat mektubunun bitiş tarihine göre sistem günlük olarak kalan süreyi hesaplar ve dört durumdan birini atar:
- AKTİF (yeşil): 60 gün ve üzeri kalan var, işlem gerekmez
- UYARI (sarı): 30-60 gün arası — uzatma süreci başlatılmalı
- ACİL UZAT (turuncu): 30 günün altı — banka ile temas kurulması gerekiyor
- SÜRESİ DOLDU (kırmızı): Vade geçmiş — hukuki risk bölgesi
Bu eşikler AYARLAR sekmesinden değiştirilebilir. 30 ve 60 günlük sınırlar varsayılandır; ofis politikanıza göre 45/90 yapabilirsiniz.
PANEL sekmesi en yakın vadeli teminatları ana ekranda gösterir. Sabah dosyayı açtığınızda teminat sorunu varsa doğrudan yüzünüze çarpar — ayrıca TEMINATLAR sekmesine girmenize gerek kalmaz.
Teminat mektubu takibi ve süresi dolan teminatın hukuki sonuçlarını ayrıca ele aldık: Teminat Mektubu Takibi: Süresi Dolan Teminat Ne Kaybettirir?
6. Nakit Akışı ve Çek Vade Takibi
ODEMELER sekmesi iki farklı ihtiyacı karşılar: nakit akışını kayıt altına almak ve çek vadelerini takip etmek. Bu iki işlevi ayrı tutmak yerine aynı tabloya entegre etmek, ay sonu kapanışını çok daha hızlı hale getirir.
Çek Vade Alarmı
Her ödeme kaydında vade tarihi girildiğinde sistem otomatik olarak dört durumdan birini hesaplar:
- VADESİ GEÇTİ: Vade geçmiş, tahsilat/ödeme yapılmamış
- BU HAFTA: 7 gün içinde vadesi dolacak
- YAKLAŞIYOR: 7-30 gün arası
- TAKİPTE: 30 günden uzak
PANEL sekmesinde nakit akışı grafiği aylık tahsilat ve ödeme toplamlarını karşılaştırmalı olarak gösterir. Proje bazlı filtre uygulandığında tek bir sözleşmenin nakit profili görünür; genel filtre tüm portföyü özetler.
7. Alt Yüklenici Yönetimi ve Firma Bazlı Oranlar
ALTYUKLENICI sekmesi, ana yüklenicinin kendi alt yüklenicileriyle ilişkisini takip eder. Hakediş bakiyesi ve SGK borç durumu ötesinde v3.1'de eklenen özellik, alt yüklenici bazında avans oranı ve teminat-komisyon oranının ayrı ayrı tanımlanabilmesidir.
Bu özellik beta test sürecinde gelen bir talep üzerine geliştirildi: taşeron bazında avans ve teminat oranları farklılık gösteriyordu, tek oran yetmiyordu ve her hakediş döneminde manuel hesap yapılmak zorunda kalınıyordu. v3.1'de bu sorun çözüldü.
SGK Borç Durumu Çipi
Her alt yüklenici kaydında SGK borç durumu üç değerden birini alır: TEMİZ BORÇLU BİLİNMİYOR. Kamu ihalelerinde alt yüklenicilerin SGK borcu olması sözleşme hukuku açısından ciddi risk oluşturur; bu çip bu riski görünür kılar.
Firma Bazlı Oranlar
Her alt yüklenici için iki oran ayrı girilebilir:
- Avans oranı: Boş bırakılırsa AYARLAR sekmesindeki varsayılan (%10) kullanılır. Belirli bir alt yükleniciye %15 avans veriyorsanız ilgili satıra yazmanız yeterlidir.
- Teminat-komisyon oranı: Yine boş = AYARLAR varsayılanı (%5). Firma özelinde farklı teminat koşulları uygulanabilir.
8. Fiyat Farkı ve Gecikme Cezası Hesaplayıcıları
Fiyat Farkı — Ağırlıklı Endeks (Pn) Yöntemi
Uzun soluklu projelerde enflasyon nedeniyle oluşan maliyet artışları fiyat farkı mekanizmasıyla telafi edilir. Kamu ihalelerinde Yapım İşleri Genel Şartnamesi'nin 36. maddesi kapsamında uygulanan formül:
Demo Sonucu — 2.450.000 TL Brüt Hakediş
Demo senaryosu — basitleştirilmiş örnek: anahtar teslim götürü bedel sözleşme (B = 0,90), brüt hakediş 2.450.000 TL. Demo'da ağırlıklı endeks yöntemiyle hesaplanan fiyat farkı yaklaşık 719.000 TL'dir; bu tutarın hakediş tutarına oranı yaklaşık yüzde 29'dur. Uzun soluklu projelerde fiyat farkının ihmal edilemez boyutu bu senaryoda somutlaşır.
Fiyat farkı hesabının tüm örneklerini ayrı makalemizde ele aldık: İnşaatta Fiyat Farkı Hesabı: Ağırlıklı Endeks (Pn) Yöntemi Örneği
Gecikme Cezası Hesaplayıcı — Örnek
GECIKME sekmesi sözleşme nosunu girdiğinizde sözleşme bedelini ve bitiş tarihini otomatik çeker. Fiili tamamlanma tarihini girmeniz yeterlidir.
Örnek: Sözleşme bedeli 12.000.000 TL, günlük ceza oranı binde 1, 30 gün gecikme. Hesaplanan ceza: 12.000.000 x 0,001 x 30 = 360.000 TL. Azami ceza tavanı (%30 oranında) = 3.600.000 TL. Sistem MIN(360.000, 3.600.000) = 360.000 TL olarak uygular. Gecikme 300 günü geçseydi tavan devreye girecekti.
Excel sistemi yetmedi mi? Projenize özel hakediş danışmanlığı, maliyet analizi veya teknik şartname için yazın.
WhatsApp'tan Yazın9. Dosyayı 8 Adımda Kurma
KILAVUZ sekmesi bu adımları içerir. Burada özeti:
KDV oranı, stopaj oranı, damga vergisi, azami avans ve gecikme cezası oranlarını girin. Tüm sistem buradan beslenir. Değiştirdiğiniz her oran anında tüm sekmelere yansır.
Her sözleşme için Sözleşme No (ör. SZL-001, SZL-002), proje adı, yüklenici bilgileri, sözleşme bedeli ve süresini girin. Sözleşme Nosunu siz belirlersiniz; bu değer tüm sekmelerde arama anahtarı olarak kullanılır.
Bitiş tarihi girildiği anda kalan gün hesabı ve durum (AKTİF / UYARI / ACİL UZAT / SÜRESİ DOLDU) otomatik aktif olur. PANEL sekmesi en yakın vadeli teminatları anında gösterir.
Avans tutarı ve mahsup oranını girin. Sistem, bu sözleşmeye ait hakedişlerdeki avans kesintilerini HAKEDIS sekmesinden otomatik toplar ve kalan avansı gösterir.
Sözleşme Nosunu seçin ve brüt hakediş tutarını yazın. KDV, stopaj, damga vergisi, avans kesintisi ve net ödeme otomatik hesaplanır. Akış durumunu (Hazırlanıyor / İmzada / Ödendi) güncel tutun.
Tahsilat ve ödemeleri tarih sırasıyla girin. Çek ise vade tarihini doldurun — çek vade alarmı otomatik aktif olur.
Alt yüklenici bakiyeleri, SGK borç durumu ve firma bazlı oranlar ALTYUKLENICI sekmesine girilir. Gönderilen ihtarlar, tutanaklar ve cevap süreleri YAZISMALAR sekmesinde kayıt altına alınır.
Sabah dosyayı açtığınızda PANEL sekmesi — 6 KPI kartı, sözleşme portföyü, vadesi yaklaşan teminatlar ve grafikleriyle — tüm portföyün özetini tek bakışta sunar.
10. Sürüm Notları — v3.1 (Temmuz 2026)
v3.1 Değişiklik Günlüğü
- Formüller hazır satırlara döşendi — satır ekleme ve formül kopyalama derdi tamamen bitti; yeni kayıt için yalnızca veri girilmesi yeterli
- İş artışı ve revize bedel takibi SOZLESMELER sekmesine eklendi; gerçekleşme oranı revize bedele göre hesaplanıyor
- Çek vade alarmı eklendi: VADESİ GEÇTİ / BU HAFTA / YAKLAŞIYOR / TAKİPTE dört kademeli durum sistemi
- PANEL baştan tasarlandı: 6 KPI kartı, 6 grafik, yıl/sözleşme/durum filtreleri, ortalama tahsilat süresi göstergesi ve tüm sekmelere tıklanabilir hızlı erişim
- Parolasız sayfa koruması aktif edildi — sarı hücreler serbest, formüller korumalı
- KILAVUZ sekmesi eklendi: 8 adımlı kurulum, renk lejantı, sekme haritası, SSS ve sürüm notları
- Alt yüklenici sekmesine firma bazlı avans oranı ve teminat-komisyon oranı sütunları eklendi; boş bırakılan hücreler AYARLAR varsayılanını kullanır
- Veri sekmelerine SUBTOTAL tabanlı filtreli toplam satırları ve tıkla-seç otofiltreler eklendi
- Hücre içi ilerleme çubuğu (data bar), renkli durum çipleri, sarı hücre giriş ipuçları ve her sekmede "← PANEL" dönüş linkli uygulama çubuğu tüm tablolara eklendi
Ücretsiz İndir — v3.1
İki dosya birden gelir: boş şablon kullanım için, dolu demo inceleme için. E-posta adresinize anında iletilir. Kalıcı olarak ücretsiz.
Ücretsiz İndirSık Sorulan Sorular
Bu Makaledeki Konuları Derinlemesine Ele Alan Rehberler
Projeniz İçin Maliyet Analizi Yapılsın mı?
15 yıllık deneyimle inşaat, tadilat ve iç mimarlık projeleriniz için gerçekçi maliyet analizi. İlk görüşme ücretsiz.